SMART WORKING – Come dare continuità alla produttività aziendale mantenendo la serenità

Che tu sia alla tua prima esperienza di lavoro da casa o che tu lo faccia da anni, una cosa è certa: navigare in questo nuovo mare non è cosa semplice.        Mantenere la continuità lavorativa e la serenità mentale può sembrare impossibile nel nuovo assetto, ma non è così.

Per dare seguito a qualsiasi iniziativa di Smart Working, una delle prime attenzioni deve essere quella di analizzare la dotazione tecnologica disponibile per comprendere la fattibilità del progetto. Infatti, le tecnologie digitali rivestono un ruolo indispensabile nell’agevolare e rendere possibili nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale dello Smart Working. Il digitale consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, creando un ambiente confortevole in cui comunicazione, collaborazione e socializzazione sono indipendenti da orari e luoghi di lavoro.

Ecco i nostri migliori strumenti per preparare te e la tua azienda al successo!

Collaborazione.

Si tratta di servizi che integrano e supportano i flussi di comunicazione creando nuove opportunità di relazione, collaborazione e condivisione della conoscenza come, ad esempio, strumenti di messaggistica istantanea, web conference, convergenza fisso-mobile.

Imparare a utilizzare bene queste tecnologie consente di abilitare modalità di comunicazione, collaborazione e interazione tra persone che non sempre si trovano nello stesso luogo.

Sicurezza.

Queste tecnologie permettono di accedere a un ambiente preimpostato che contiene applicativi, dati e informazioni in totale sicurezza e preservando l’integrità dei dati. In questo gruppo di servizi rientrano sia soluzioni più consuete come l’accesso tramite Virtual Private Network, sia le soluzioni di virtualizzazione basate sul cloud.

Nell’implementazione di un progetto di Smart Working è fondamentale garantire la presenza di un canale sicuro per accedere anche da remoto: soluzioni volte a garantire la sicurezza dei dati inviati e ricevuti sono presenti nella quasi totalità delle grandi aziende e devono essere oggi adottate anche da quelle di piccole dimensioni. Al di là degli strumenti, tuttavia, per tutelare la sicurezza occorre anche formare le persone e renderle pienamente consapevoli dell’importanza di adottare comportamenti corretti anche e soprattutto quando lavorano in contesti di Smart Working, inserendo nelle sessioni formative una parte dedicata alla sicurezza e fornendo periodicamente un’informativa sui rischi.

Mobilità.

Sono quei dispositivi, come computer portatili, smartphone e tablet, che consentono di accedere ai servizi e strumenti professionali in qualunque momento e da qualunque luogo, liberando le persone dalla necessità della “postazione fissa” per svolgere il proprio lavoro. Essi sono presenti in tutte le grandi aziende, ma non sempre la loro distribuzione tra i lavoratori è sufficiente e incide davvero sulle modalità di organizzazione del lavoro perché troppo spesso vengono assegnati più in base all’inquadramento professionale che rispetto alle specifiche esigenze.

Una soluzione che potrebbe facilitare la diffusione di questi apparati è l’introduzione di policy di BYOD (Bring-Your-Own-Device) che prevedono la possibilità da parte dei lavoratori, nell’ambito di specifici accordi, di utilizzare i propri dispositivi personali per accedere ad alcune applicazioni aziendali. Questo approccio ha il vantaggio di permettere alle persone di utilizzare strumenti che sanno adoperare bene per svolgere attività diverse a tutto vantaggio dell’efficacia e della flessibilità di luogo.

Connettività.

L’accesso a Internet ad alta velocità è un fattore determinante per la buona riuscita dello Smart Working, e non solo: permette di essere costantemente in rete, di effettuare download (e quindi di poter sempre consultare e lavorare sui documenti), di organizzare video conferenze, di sfruttare tecnologie come l’archiviazione nel cloud, il backup online o le chiamate VoIP (Voice over IP, in pratica telefonate attraverso Internet).

Tecnologie collettive.

Si tratta di tutti quegli strumenti che facilitano un utilizzo più efficace e flessibile degli ambienti fisici agevolando non solo la fruibilità degli spazi stessi, ma anche supportando il lavoro in mobilità delle persone e migliorando la qualità della vita all’interno dell’azienda. Parliamo per esempio del Wi-Fi, dei sistemi che consentono di fare videoconferenze, delle aree di stampa centralizzate, che consentono di operare su qualsiasi stampante inserendo le proprie credenziali o utilizzando il proprio badge aziendale per confermare la stampa.

Varie ed eventuali.

A volte sono i dettagli a fare la differenza. Uno schermo abbastanza grande per non affaticare la vista, un mouse e una tastiera senza fili, una webcam ad alta risoluzione per bellissimi primi piani durante le videoconferenze, un paio di cuffie con microfono che aiutano a mantenere la concentrazione e a isolarsi dai rumori circostanti: sono alcuni particolari che, uniti ai giusti accessori per migliorare l’ergonomia, consentono di ottimizzare la produttività e di lavorare più comodamente per periodi di tempo prolungati.