Centralino On-Premise o Cloud?

Le priorità delle aziende in termini di tecnologie e organizzazione cambiano di continuo, ma la necessità di comunicazione e collaborazione in tempo reale rimane costante. Per scegliere il sistema telefonico più adatto alle piccole e medie imprese è necessario identificare le esigenze attuali e riflettere sulle possibili esigenze future.

In questo articolo proveremo ad esporre le principali tipologie di centralino che al momento è possibile scegliere e quali sono i pregi e i difetti nei vari scenari.

Perché avere un centralino?

In primo luogo, definiamo un punto di partenza comune. Quando pensi a un “sistema telefonico per piccole e medie imprese”, cosa immagini? E poi, perché in un’azienda serve il centralino?

Conosciuto anche come PBX (Private Branch Exchange), il sistema telefonico serve ad organizzare la rete telefonica interna e collegarla alla rete esterna. Ad esso possono essere collegate diverse periferiche come telefoni di tutti i tipi, citofoni, apriporta, ecc. In estrema sintesi, il centralino regola le comunicazioni interne ed esterne, smistando le telefonate e incanalandole verso i percorsi giusti.

Un sistema telefonico serve quando c’è la necessità di semplificare il modo in cui si effettuano e ricevono telefonate per ottenere dei benefici sia a livello pratico, nel lavoro di tutti i giorni, che a livello economico. La comunicazione è più rapida e si ottimizzano le spese di telefonia.

Nella pratica, ad ogni telefono è assegnato un interno, ovvero una numerazione composta da tre cifre che può essere utilizzata solo dagli utenti (e quindi dagli apparati) dello stesso sistema. Questo significa che con un centralino è possibile comunicare gratuitamente tra colleghi, semplicemente digitando l’interno e senza impegnare le linee, cioè i “canali” che consentono la comunicazione verso l’esterno. Per quanto riguarda la comunicazione esterna, è possibile optare per un’unica numerazione in entrata e in uscita. Tutti gli interni comunicheranno con l’esterno attraverso le linee, che effettueranno e riceveranno le telefonate tramite un numero fisso (per esempio 015 1234).

E se non ci fosse il sistema telefonico? Ogni telefono non avrebbe un interno, bensì una linea assegnata ad un numero fisso diverso. Il centralino serve proprio ad ottimizzare l’intera infrastruttura, perché assegna un solo numero telefonico all’azienda (a prescindere dalle dimensioni) pur consentendo a tutti gli apparati di comunicare in maniera efficace.

Le Tipologie di centralino: on-premise e cloud

Esistono sostanzialmente due tipi di centralino telefonico: on-premise e cloud.

On-premise

Un sistema on-premise non è altro che il centralino “fisico” installato nella sede aziendale. Si tratta di un apparato dotato di schede, che consentono la comunicazione interna ed esterna, e di porte riservate ai cavi di rete.

Un tempo le sue funzionalità erano piuttosto limitate: risponditore automatico, gestione delle code, storico delle chiamate, e poco altro. Grazie all’evoluzione tecnologica ed alla graduale migrazione dal mondo analogico e digitale a quello IP, dove il traffico voce viaggia via Internet, è diventato possibile disporre di caratteristiche innovative, come l’integrazione con la telefonia mobile e i CRM aziendali, la possibilità di effettuare videoconferenze e videochiamate, la funzione di fax attraverso l’e-mail, la condivisione di contenuti o le applicazioni di chat e messaggistica immediata.

Attualmente un sistema telefonico on-premise è in grado di mettere in comunicazione le persone in modo semplice, indipendentemente dal tipo di dispositivo utilizzato e dal luogo in cui si trovino. Tramite un applicativo dedicato, computer, tablet e smartphone si integrano con il centralino aziendale trasformandosi in veri e propri interni aziendali.

I moderni sistemi on-premise possono essere utilizzati in aggiunta alle infrastrutture di rete esistenti, come soluzioni integrate software e hardware, esclusivamente software o come software eseguito in ambiente virtualizzato, per una installazione con costi bassi e rischi ridotti.

L’aggiornamento di un apparato complesso come il centralino telefonico dipende anche dall’evoluzione della rete e dalle modalità con cui viene trasmessa la fonia. La progressiva diffusione della banda larga ha consentito di avere connessioni Internet più veloci ed ha facilitato la nascita e lo sviluppo di nuove tecnologie, come i sistemi telefonici cloud.

Cloud

Il centralino cloud è una soluzione in outsourcing che può essere ospitata “nella nuvola” da un provider Internet piuttosto che presso un operatore di telecomunicazioni. In azienda sono installate soltanto le varie periferiche (telefoni, apriporta, sistema d’allarme, ecc.), collegate al sistema tramite la rete Internet.

I vantaggi operativi sono gli stessi dei centralini VoIP (Voice over Internet Protocol) on-premise. Trattandosi di un’infrastruttura il cui funzionamento dipende dalla rete Internet, è semplice integrare e/o trasferire diverse tipologie di apparati, compresi smartphone e tablet. L’Hot Desking offre la possibilità di spostarsi tra più sedi mantenendo il proprio numero di interno e la configurazione del terminale. La convergenza fisso-mobile, vale a dire l’utilizzo di apparati fissi e mobili in modo intercambiabile, è la norma.

Meglio un sistema on-premise oppure uno cloud?

Non esiste una soluzione migliore dell’altra. Le imprese non sono tutte uguali ed è indispensabile considerare la tipologia di azienda, il settore in cui opera e le sue esigenze di comunicazione, senza contare che la soluzione adottata potrebbe cambiare nel tempo in base al variare delle esigenze produttive ed organizzative.

Dal punto di vista economico, si fa solitamente riferimento a due modelli, chiamati Capex e Opex. La spesa operativa od Opex (dal termine inglese Operating Expense) è il costo necessario per gestire un prodotto, un servizio o un sistema. La sua controparte, ovvero la spesa di capitale o Capex (Capital Expenditure), è il costo per sviluppare o fornire asset durevoli per il prodotto o il sistema.

L’acquisto di un sistema on-premise segue comunemente la logica del modello Capex, perché si acquisisce un bene durevole per l’impresa. Al contrario, il centralino cloud riflette la logica Opex, in quanto non saranno effettuati investimenti in apparati o hardware, ma sarà corrisposto un canone mensile che comprende, oltre al traffico vero e proprio, servizi come assistenza, aggiornamenti e manutenzione periodica.

Da una parte controllo e stabilità, dall’altra flessibilità e scalabilità: nessuna scelta è superiore all’altra.